Woonpalet: clean desk principe gerealiseerd
Woonpalet is sinds de oprichting van de gemeente Zeewolde in 1984, dé woningcorporatie van Zeewolde. Woonpalet verhuurt ruim 1.900 huurwoningen en doet er alles aan om hun rol als goede woningcorporatie waar te blijven maken. Dit vooral door te zorgen voor goed wonen: nu en in de toekomst, maar ook door de kwaliteit van hun service naar de huurders toe continu te verbeteren. De medewerkers van Woonpalet werken sinds 2 maart met E-Archief Services: documenten worden nu sneller teruggevonden, met alle positieve gevolgen van dien.
Fysieke archiefkasten verleden tijd
“Voor de invoering van E-Archief Services deden we alles handmatig”, zegt Els van Es, managementassistente bij Woonpalet. “Toen werkten we met fysieke archiefkasten waarin informatie met betrekking tot verhuureenheden werd opgeslagen. Het was een bewerkelijke aangelegenheid om documenten op te bergen, maar het was vaak nog moeilijker om ze terug te vinden. Toen we vanuit onze omgeving hoorden dat dit veel gemakkelijker kon, zijn we daar direct informatie over gaan inwinnen. Naarmate de tijd vorderde is daar uiteindelijk iets concreets uitgerold: E-Archief Services van Techxx.”
Goede prijs kwaliteit verhouding
“In eerste instantie zijn we uitgegaan van een algemeen idee. Daarom hebben we eerst een aantal partijen uitgenodigd om een presentatie te geven over hun ICT-oplossingen. Vervolgens zijn we met die informatie aan de slag gegaan en hebben we de voor- en nadelen tegen elkaar afgewogen. Met een goede prijs-kwaliteitverhouding is Techxx als beste naar voren gekomen. Wat ook meespeelde is, dat we E-Archief Services in de toekomst willen uitbreiden. Techxx bood ons een pakket aan dat kon meegroeien met onze eisen en wensen in de toekomst en daarbij financieel aantrekkelijk was.”
Snelle postafhandeling
“Op 2 maart zijn we begonnen met het clean desk principe. Dat houdt in dat post niet meer in fysieke vorm op het bureau van de medewerkers belandt, maar in digitale vorm via E-Archief Services wordt doorgestuurd. Omdat hierbij taken kunnen worden toegewezen, is het postafhandelingsproces beter controleerbaar. Nu kunnen we onze belofte waarmaken dat we binnen 14 dagen op de binnenkomende post van onze huurders reageren. Het werkt dus niet alleen in het voordeel van onze medewerkers, maar ook onze huurders zijn gebaat bij E-Archief Services.”
Voordelen merkbaar
“Inmiddels zijn alle VHE-dossiers gedigitaliseerd door het bedrijf I-FourC. Bij het algemene archief hanteren we een andere werkwijze. Daarmee zijn we sinds de invoering van E-Archief Services helemaal opnieuw begonnen. Wat er al is, blijft in papieren vorm beschikbaar en wat er sinds 2 maart is bijgekomen, wordt gescand en is digitaal beschikbaar voor onze medewerkers. De voordelen zijn nu al merkbaar. Zo moeten er voor de directie vaak documenten worden opgezocht die dringend nodig zijn. Tegenwoordig maakt het niet meer uit onder welk kenmerk een brief wordt opgeslagen. Met een algemene zoekopdracht in E-Archief Services tover je binnen no-time de gezochte documenten tevoorschijn”, aldus Els van Es.
<< Terug naar het referentieoverzicht