Woningstichting De Volmacht in Gieten is verhuurder van woningen in de Drentse Hondsruggemeente Aa en Hunze. De kleine woningcorporatie met circa 1.500 verhuureenheden en tien medewerkers heeft ter vervanging van het fysieke archief gekozen voor KlantVenster E-Archief Services van Techxx.
Fysieke archief vervangen
“Vóór de invoering van E-Archief Services werden alle documenten opgeslagen in onze archiefruimte die zich achter in het gebouw bevindt”, zegt Bert Viel, werkzaam als hoofd financiën bij De Volmacht. “Door het niet direct beschikbaar zijn van de fysieke documenten, kostte het veel tijd om informatie terug te vinden in ons archief. Om daar verandering in te brengen en ervoor te zorgen dat documenten op hetzelfde moment door meerdere medewerkers kunnen worden geraadpleegd, heeft E-Archief Services de plaats ingenomen van het reeds aanwezige fysieke archief.”
Een nieuwe start
“Een ander groot voordeel is dat E-Archief Services op een efficiënte manier kan worden ingericht. In tegenstelling tot de grotere woningcorporaties hebben wij geen archivaris in dienst. Bij het opschonen van ons fysieke archief waren we dan ook altijd afhankelijk van medewerkers die af en toe tijd over hadden. Als je nagaat dat wij het altijd erg druk hebben, dan is het wel te bedenken hoe ons archief er voorheen uitzag. Met E-Archief Services willen we een nieuwe start maken en alles direct bij binnenkomst archiveren. Als we dat meteen op de juiste manier doen hebben we er in principe geen omkijken meer naar.”
Techxx kwam als beste naar voren
“In 2007 zijn we ons gaan oriënteren op de mogelijkheden van een digitaal archief. We hebben regelmatig contact met andere woningcorporaties uit de regio. Om een juiste keuze te maken en er achter te komen welke oplossing het beste bij ons past, hebben we gevraagd naar hun ervaringen op dit gebied. Vanwege goede samenwerkingsmogelijkheden, de voordelen van E-Archief Services en de koppelingen met NCCW, is Techxx als beste naar voren gekomen. Om er helemaal zeker van te zijn, hebben we een referentiebezoek gepland bij Woonservice. Dat beviel zo goed dat we kort daarna contact hebben opgenomen met Techxx.”
Investering waard
“Samen met de consultants van Techxx hebben we een plan opgesteld dat aansloot bij onze organisatie. We hebben toen duidelijk kenbaar gemaakt dat E-Archief Services niet mocht leiden tot andere werkprocessen. Het moest ondersteunend zijn en iets toevoegen, zonder dat er grote veranderingen zouden plaatsvinden. Een bijkomend voordeel is het gereduceerde tarief van Techxx, dat geldt voor kleine woningcorporaties tot tien medewerkers. Dat was een aangename bijkomstigheid”, aldus Bert Viel.
<< Terug naar het referentieoverzicht