Met zes vestigingen en een aanbod van ruim 8500 verhuureenheden is QuaWonen dé woningcorporatie in de Krimpenerwaard. Om tijdens het factuurafhandelingsproces de afstand tussen de verschillende vestigingen te overbruggen, is de woningcorporatie onlangs begonnen met het digitaliseren van de facturen met Factuurverificatie van Techxx. 

Facturen verspreid over vestigingen
“De medewerkers van QuaWonen opereren vanuit verschillende vestigingen”, zegt Piet Oostlander, teamleider financiële administratie bij QuaWonen. “Dat brengt met zich mee dat de controleurs en budgethouders, die verantwoordelijk zijn voor het aftekenen van de facturen, niet bij elkaar op één kantoor werken. Om ervoor te zorgen dat facturen toch hun weg naar de juiste persoon vonden, werden ze twee keer per week doorgestuurd door de financiële administratie. Vervolgens moesten de facturen dan afgehandeld worden door één of meerdere personen en uiteindelijk ter verdere verwerking weer worden teruggestuurd. Dit was een bewerkelijk proces voor ruim 12.000 facturen per jaar.”

Efficiënte factuurafhandeling
“Om het factuurafhandelingsproces organisatorisch in goede banen te leiden en er daarnaast voor te zorgen dat facturen in de toekomst nooit meer zoek raken, zijn we naar een oplossing gaan zoeken die hieraan kon bijdragen. Zo kwamen we al snel terecht bij Factuurverificatie van Techxx. De eerste en de belangrijkste stap naar een efficiënte factuurafhandeling is ervoor te zorgen dat facturen te allen tijde kunnen worden teruggevonden. Daarom zijn we eind 2007 al begonnen met het scannen van alle facturen. Een half jaar later, in de zomervakantie van 2008, hebben we spijkers met koppen geslagen en zijn we met de echte voorbereidingen begonnen voor de implementatie van Factuurverificatie.”

Procuratieschema geïntegreerd in Factuurverificatie
“We hebben eerst bekeken hoe we het systeem wilden gaan inrichten en daarna hebben we beoordeeld of dit technisch ook haalbaar was. Waar in de voorbereidingsfase vanwege organisatorische veranderingen vooral veel tijd in heeft gezeten, was de integratie van het procuratieschema in Factuurverificatie. Toen dat allemaal gerealiseerd was, konden we van start gaan met een proefomgeving om het systeem te testen en gebruiksklaar te maken.”

Enthousiaste reacties
“Na de definitieve implementatie zijn er vanuit Techxx trainingen gegeven aan de medewerkers die met Factuurverificatie gaan werken. De reacties op de instructies waren erg positief, want iedereen is zich ervan bewust dat we als organisatie een flinke efficiencyslag behalen door met Factuurverificatie aan de slag te gaan. In principe kan de factuur direct worden afgehandeld en vindt hij automatisch de weg langs alle controlepunten. Onze verwachtingen van het systeem zijn dan ook hooggespannen”, aldus Piet Oostlander.

<< Terug naar het referentieoverzicht