Fusie geeft ruimte voor verbeterstappen: ‘Mee in de vaart der volkeren’
Uit drie corporaties ontstond HW Wonen
Krachtenbundeling was de belangrijkste reden. Vaak zijn professionalisering, specialisatie en taakverbreding belangrijke redenen om fusietrajecten te starten. Piet Diepenhorst, hoofd Bedrijfsbeheer van HW Wonen, vertelt over het traject dat aan hun fusie vooraf ging. ‘Door vroegtijdig samenwerken en een goede voorbereiding verliep onze fusie en de migratie van systemen soepel. Nu moeten we niet achterover leunen maar scherp blijven: er ontstaat tijd om die professionaliseringsslag te maken.’
Overleg op werkniveau
De fusie tussen 3 woningcorporaties in de Hoeksche Waard werd eind 2008 ingezet door een intentieverklaring. Uit Woningstichting De Maashoek, Woningstichting Union en Christelijke Woningstichting ‘s Gravendeel is op 1 januari 2010 HW Wonen ontstaan. Vanaf eind 2008 startte ook het overleg op werkniveau. Dat bleek een gouden greep voor een vloeiend verlopen traject. In de loop van 2009 werden de verschillende systemen in twee stappen gemigreerd. Over het bepalen van complexindeling was snel overeenstemming. Over de invulling van het complexarchief werd langer nagedacht. Uiteindelijk koos men ervoor om de oude archieven te laten voor wat ze zijn.
Indeling archief volgens hedendaagse filosofie
Vanaf 1 januari start de nieuwe organisatie met een nieuwe indeling van E-Archief Services. De kennis van Techxx werd gebruikt voor de nieuwe inrichting. ‘Voor ons geen mappen en sub-submappen meer maar een indeling volgens de huidige filosofie van Techxx: op onderwerp, subonderwerp en trefwoorden is nu alles snel terug te vinden’, legt Diepenhorst uit. ‘Natuurlijk was er angst bij onze medewerkers dat ze hun documenten niet meer terug zouden kunnen vinden. Met training merkten ze al snel dat ze met de korte bondige menuutjes snel hun bestanden vinden. We krijgen de feedback dat ze deze manier prettiger werken vinden.’
De essentiële rol van het intranet
Intranet speelde een belangrijke rol om alle medewerkers up-to-date te houden over de gang van zaken. ‘Dat geeft al een gevoel van één organisatie en dat is belangrijk. Onze afdeling communicatie gebruikt het intranet vaak’, vertelt Diepenhorst. Twee van de drie corporaties werkten al met een intranet van Techxx. Die twee moesten samengevoegd worden, de derde organisatie moest leren werken met een intranet. Het was aanleiding om op een nieuw platform, SharePoint, over te stappen. Allerlei afdelingen hadden en hebben wensen voor het intranet. Zo kunnen verlofaanvragen nu via het intranet aangevraagd worden. Maar Personeelszaken heeft meer wensen. De fusie maakt die upgrade mogelijk.
Tip
Gevraagd naar de geheimen voor een succesvolle en soepele fusie, geeft Diepenhorst een aantal tips prijs:
· Vroeg samenwerken loont. Het nieuwe ict-platform bestond al een half jaar toen HW Wonen in de lucht ging. De overgang verliep geruisloos.
· Probeer zoveel mogelijk knelpunten te voorzien. De gewenste kwaliteit wordt niet meteen bereikt maar houd de blik vooruit.
· Communiceer goed intern en met alle ondersteunende partijen: zowel de vroegtijdige samenwerking met NCCW voor het primaire systeem als met Techxx voor E-Archief Services, Factuurverificatie en Intranet bleek essentieel.
<< Terug naar het referentieoverzicht