Centraal Archief
“De medewerkers van Habion opereren elke dag vanuit verschillende plekken in heel Nederland”, zegt Bas Oosterbaan, Facilitair Manager bij Habion. “Dat was een belangrijke reden om opgeslagen informatie plaats- en tijdonafhankelijk beschikbaar te stellen. Een andere reden was dat informatie ons tegenwoordig niet alleen meer via de post bereikt, maar ook via het internet en andere bronnen. Om informatie goed te kunnen ordenen ontstond de behoefte aan één archief om deze informatie in op te slaan.” 

Innovatieve samenwerking
“Voordat we op zoek gingen naar de juiste oplossing, hebben we een archiefplan opgesteld. Hierin stonden alle punten waar het digitale archief van Habion aan moest voldoen. E-Archief Services van Techxx sloot hierbij het beste aan. Tijdens de implementatie hebben we het proces nauwlettend in de gaten gehouden. Dat heeft ons allen gemotiveerd om innovatief te werken. De medewerkers van Techxx hebben ons aangenaam verrast door in de nieuwe versie van E-Archief Services mogelijkheden te creëren, waar in eerste instantie van werd gedacht dat ze niet haalbaar waren.”

Kwaliteitsslag relatiebeheer
“Habion houdt zich voornamelijk bezig met de ontwikkeling en bouw van complexen. Voor de verhuur schakelen we andere partijen in. In tegenstelling tot veel woningcorporaties is daarom niet het huurdersarchief het hart van de informatievoorziening, maar het complexen- en het projectenarchief. Door de toevoeging van het relatiearchief kan informatie worden opgeslagen die niet gerelateerd is aan deze onderwerpen. Hierin wordt bijvoorbeeld de correspondentie geregistreerd die heeft plaatsgevonden tussen ons en de gemeente, Techxx of brancheorganisatie Aedes. Het is voor Habion een groot winstpunt dat de relaties van elke medewerker inzichtelijk zijn.”

Tijdwinst door koppeling informatiesystemen
“Habion werkt met het Facilitair Management Informatie Systeem Planon. Dit systeem ondersteunt de processen van serviceonderhoud en planmatig onderhoud. Het is ook de belangrijkste bron waarin alle relatie- en complexinformatie is vastgelegd. Er is door Techxx een koppeling tussen Planon en E-Archief Services gerealiseerd. Wanneer er een relatie of complex wordt toegevoegd aan E-Archief Services, wordt dat automatisch bijgehouden in Planon. Dit levert tijdwinst op omdat gegevens niet meer dubbel ingevoerd hoeven te worden.”

"Het is voor Habion een groot winstpunt dat de relaties van elke medewerker inzichtelijk zijn." Bas Oosterbaan, Facilitair Manager bij Habion

Passende oplossing
“Het implementatieproces van E-Archief Services is over het algemeen goed verlopen, maar er zijn natuurlijk altijd fases waarin het één en ander ter discussie moet worden gesteld. Zo kwamen er tijdens het project punten naar voren die te maken hadden met de integratie tussen Outlook en E-Archief Services. In zo’n situatie is het niet altijd op voorhand duidelijk of het moet worden opgelost door Techxx of door de beheerder van Outlook. Na een uitgebreide zoektocht is het met gezamenlijke inspanning gelukt om deze punten naar tevredenheid op te lossen.”

Doelstelling behaald
“Door de implementatie van E-Archief Services hebben we onze doelstelling behaald. De medewerkers van Habion kunnen documenten nu altijd en overal direct raadplegen. Natuurlijk blijven er altijd wensen over. Daarom zijn we ons nu aan het oriënteren op de volgende stappen, zoals het scannen van het papierenarchief en de digitalisering van het factuurproces”, aldus Bas Oosterbaan.


<< Terug naar het referentieoverzicht