Om de casemanager maximaal te ondersteunen tijdens het uitvoeren van haar werkzaamheden, heeft Techxx een zorgregistratiesysteem voor o.a. de dementieketen ontwikkeld. Het registreren en opslaan van gegevens in behandeltrajecten waarbij specialisten uit meerdere zorgaanbieders zijn betrokken, gebeurt met het systeem digitaal. De casemanager wordt ondersteunt in de bewaking van het beschikbare budget en in de regie ten aanzien van het behandelplan.
Het zorgregistratiesysteem is een kosteneffectief en betrouwbaar systeem, waarin gegevensuitwisseling en communicatie tussen ketenpartners mogelijk is, zonder de privacy van cliëntgegevens te ondermijnen. Het zorgregistratiesysteem bestaat grofweg uit een drietal onderdelen: registratie van gegevens, plannen en bewaken van activiteiten en het genereren van relevante rapportages. De administratieve lasten worden aanzienlijk verminderd, samenwerking tussen ketenpartners wordt gefaciliteerd en de kwaliteit en volledigheid van het dossier wordt bewaakt.
Registratie van gegevens
Afhankelijk van de in de regio gemaakte afspraken, kan de aanmelding en registratie door de casemanager plaatsvinden en verwijzers en specialisten kunnen bij het dossier worden betrokken. Gegevens van deze professionals worden centraal beheerd en zijn door alle casemanagers toe te wijzen aan een dossier. Toegang tot het delen van cliëntgegevens wordt, mede in verband met de wet op de privacy, pas na akkoord van de cliënt verstrekt.
Dossieropbouw
De opbouw van het dossier volgt de fasering van de behandeling. De uit te voeren acties en activiteiten zijn per fase geordend en kunnen direct worden opgestart. Het plannen en het versturen van uitnodigingen voor bijv. een MDO (multi disciplinair overleg) is in een paar klikken geregeld. Wanneer registratie volledig door de casemanager wordt uitgevoerd, kunnen e-mailberichten worden ingelezen en opgeslagen als bijlage binnen het dossier.
Activiteitgerichte werkwijze
Om de casemanagers maximaal te ondersteunen bij de dagelijkse werkzaamheden biedt het zorgregistratiesysteem persoonlijke activiteitenoverzichten. Deze overzichten geven de casemanager meteen inzicht in alle geplande activiteiten uit de verschillende dossiers. Vanuit deze activiteiten wordt het onderliggende dossier geopend en kan vervolgens worden bijgewerkt. Na het selecteren van de juiste betrokkenen en het invoeren van achtergrondinformatie wordt direct de e-mail verstuurd. Deze mail wordt tevens toegevoegd aan het dossier. Voor de bewaking op de te ondernemen activiteiten, ontvangen de betrokken professionals een reminder zodra de einddatum nadert. De taak wordt op deze wijze binnen de gestelde termijn uitgevoerd.
Rapportages
Binnen het systeem zorgen diverse rapportages voor betrouwbare stuurinformatie. Financiële rapportages geven direct inzicht hoe de realisatie zich verhoudt tot het indicatiebudget. Door gebruik te maken van vastgestelde tarieven (tijdbesteding) per activiteit, kan deze automatisch worden gegenereerd, incl. eventuele opgegeven afwijkingen. Naast rapportages per dossier, zijn er ook overzichten die de werkdruk per casemanager aangeven en de totale financiële situatie binnen een regio weergeeft.