Met een SharePoint portaal heeft uw organisatie een intelligent portaal tot haar beschikking, waarmee zowel individuele gebruikers als teams hun kennis en informatie op één plek kunnen opslaan en delen. Door deze manier van samenwerking wordt optimaal gebruik gemaakt van relevante informatie.
Kennisdeling
Het SharePoint portaal is een plaats waar personen nieuws, informatie, documenten en kennis kunnenuitwisselen. In de praktijk is gebleken dat vooral de ondersteuning van het samenwerken aan documenten en de uitvoering van taken, zorg dragen voor een efficiëntere en betere samenwerking. Maar ook de verbetering van de communicatie rondom de uitvoering van het werk draagt hier een steentje aan bij.
Portaalvisie
De ontwikkeling van het portaal is geen eenmalig project, waarin via een big-bang scenario een kant-en-klare oplossing wordt geleverd. Het betreft veel meer een traject waarin achtereenvolgens meerdere stappen worden genomen, om uiteindelijk tot een geïntegreerd portaal te komen. Dit is een logisch gevolg van aspecten zoals de omvang van de organisatie, de organisatiecultuur en de bekendheid met het werken via een portaal. Daarnaast is het portaal net zoals uw organisatie continu in ontwikkeling.
Intelligente basisfunctionaliteiten
Om de samenwerking zo prettig mogelijk te maken biedt SharePoint belangrijke bouwstenen voor de realisatie van een intelligent intranet. Document Management functies die met metadata verrijkt zijn, zorgen ervoor dat gebruikers een waarschuwing ontvangen wanneer bestaande documenten worden gewijzigd, of wanneer nieuwe gegevens worden toegevoegd. De inhoud van het SharePoint portaal (documenten, informatie, kennis en personen) kan gemakkelijk worden doorzocht door middel van een zoekmachine. Daarnaast kunnen aan de teamsites, documentensites en vergaderingsites medewerkers en partners worden toegevoegd ter ondersteuning van social en professional networking binnen uw organisatie. Al deze functies zijn absoluut een verbetering ten opzichte van het traditionele filesysteem (netwerkschijf).
Nieuwe mogelijkheden
Kortom: het SharePoint portaal biedt een krachtige omgeving voor het vergaren van kennis en informatie en geeft een nieuwe dimensie aan het begrip samenwerking binnen teams, projecten en afdelingen. Voorbeelden hiervan zijn: het toegankelijk maken van de afdelingen P&O en Finance, het toegankelijk maken van juridische en inkoopinformatie voor medewerkers, de samenwerking aan projecten door medewerkers op verschillende locaties en het ‘wie doet wat binnen onze organisatie’ principe, in combinatie met online samenwerkingsverbanden zoals een leeromgeving voor het onderwijs of een patiëntenportaal.
Keuzes maken
Het geheim van een goed functionerend portaal is de kunst om de juiste keuzes te maken, zodat het aan de wensen, behoeften en ontwikkelingen in uw organisatie voldoet. Onze SharePoint-consultants helpen u graag bij het maken van de juiste keuze op basis van uitgewerkte concepten, best practices en lessons learned. Wilt u meer informatie over het SharePoint portaal en de mogelijkheden bij uw organisatie? Neemt u dan gerust contact met ons op, wij zijn u graag van dienst!
De ingebruikname van een portaaloplossing doorloopt meestal de volgende groeifases:
1. Toegankelijk maken van kennis, documenten en informatie (Intranet).
2. Samenwerken aan documenten en taken binnen afdelingen en teams.
3. Ondersteuning van het gebruik van applicaties en processen.
4. Applicatie integratie.