De Lotto beheert winnaarsgelden met een workflow oplossing
De Lotto is een kansspelorganisatie met als doel de afdracht ten goede te laten komen van de (top)sport via NOC*NSF en organisaties op het gebied van cultuur, maatschappelijk welzijn en volksgezondheid. Per jaar realiseert De Lotto, een stichting die in 1960 is opgericht, een omzet van zo'n 270 miljoen euro en een winst van rond de 60 miljoen euro. De kansspelen die De Lotto uitgeeft zijn Lotto, Toto, Lucky Day, en de Krasloterij. De Lotto kent drie distributiekanalen. Allereerst spelen er 500.00 abonnees automatisch mee met Lotto. Daarnaast heeft De Lotto verkooppunten bij 3.500 winkeliers en tenslotte is het sinds twee jaar mogelijk via internet te spelen. Dit kanaal is bedoeld om een nieuwe doelgroep aan te spreken en levert nu nog een kleine bijdrage in de omzet.
Om winnaars zo snel mogelijk hun prijs uit te betalen en om aan andere financiële verplichtingen te voldoen, investeerde De Lotto in een workflow-oplossing van Techxx. Per jaar gaan er meer dan 7.000 facturen om bij De Lotto, die men optimaal wil afhandelen. Martijn Geense, directeur financiën, begeleidde het traject.
De Lotto investeert in snelle uitbetaling
De balletjes kent iedereen natuurlijk. En de krasloten. Kansspelorganisatie De Lotto is niet alleen de stichting achter déze bekende kansspelen, maar ook achter Lucky Day en de voetbal-Toto. De organisatie ontwerpt en distribueert loten, zorgt voor de trekking door de notaris, betaalt de prijzen uit en zorgt dat de winsten besteed worden aan goede doelen. Betrouwbaarheid speelt hierbij een grote rol. Fraude dient te allen tijde voorkomen te worden. En winnaars willen hun deel graag snel uitbetaald krijgen. Een strenge interne en externe controle op de financiële processen is dan ook een vereiste. Martijn Geense: "Enkele jaren geleden investeerde De Lotto in nieuwe automatisering voor financiële processen. Eén van de knelpunten die daarbij verholpen moest worden was om facturen op tijd te voldoen. Per jaar gaan er 7.000 facturen om bij De Lotto, met een gemiddelde omvang van 5 pagina's. Iedere factuur wordt door drie personen gefiatteerd. Crediteuren werden vaak pas na de opgegeven factuurdatum betaald doordat de stroom onderhanden facturen complex was en de fiatteringsprocedure tijd in beslag nam."
Deelprocessen onderscheiden in werkstromen
Voor het versnellen van het goedkeuringsproces, werd naar een geautomatsieerde oplossing gezocht in Workflow Services van Techxx. De Lotto werd in deze selectie begeleid door het in Hoofddorp gevestigde Techxx, een ICT-bedrijf dat actief is op het gebied van workflow management. Vanuit Techxx was account manaqer Willem Heijink betrokken: "Allereerst werden door Techxx en De Lotto binnen het facturatieproces 29 deelprocessen onderscheiden. leder proces is daarbij te interpreteren als een aparte werkstroom. Binnen een workflow zijn drie stappen te onderscheiden. Het moment dat de factuur binnenkomt, het behandelingsproces en het moment van uitbetaling. Nadat de processen zijn bepaald, zijn per werkstroom de handelingen in kaart gebracht. Vervolgens zijn de processtappen met bijbehorende handelingen in de workflow software ingevoerd. Alles bij elkaar kostte dit zeven maanden. De meeste tijd was nodig voor het aanpassen van de ICT-omgeving.
De geïmplementeerde oplossing maakt gebruik van de interface van Microsoft outlook, waardoor gebruikers al bekend zijn met de look and feel. De Lotto was nog niet in het bezit van een robuuste Outlook-omgeving waarin grote hoeveelheden documenten verwerkt kunnen worden. De filosofie van Techxx is daarbij dat nieuwe toepassingen zodanig geïntegreerd worden dat zij gebruik maken van bestaande investeringen. Een Outlook-omgeving is bij veel gebruikers bekend, wat de acceptatie van de nieuwe toepassing makkelijker maakt."
Tijdbesparing en meer efficiëncy
Martijn Geense van De Lotto: "Een voordeel dat al snel na de oplevering van het systeem merkbaar was, is dat er geen facturen meer kwijtraakten. Aangezien uit onderzoek blijkt dat 8,5% van documenten zoekraken, levert dit een aanzienlijke tijdbesparing op. Daarnaast staan bij iedere factuur alle gegevens bij elkaar: de factuurgegevens, de taken die uitgevoerd moeten worden en de status in de workflow. Dit bespoedigt de verwerking en maakt de doorstroom van facturen efficiënter. Als er nu facturen worden ingevoerd, roept het Programma direct de flow op die betrekking heeft op het te doorlopen traject. Gaat het bijvoorbeeld om een factuur voor de marketingafdeling, dan staat in de bijbehorende flow welke stappen moeten worden ondernomen en welke route de factuur volgt. Hierdoor is de status van facturen op elk moment te volgen en kan er desgewenst ingegrepen worden. Deze flows zijn eenvoudig aan te passen, in te korten of uit te breiden. Omdat de werkzaamheden binnen een werkstroom duidelijk gedefinieerd en vastgelegd zijn, heeft dit als voordeel dat een nieuwe medewerker makkelijk taken kan overnemen.
Aanvankelijk leek het erop dat er meer administratieve handelingen uitgevoerd moesten worden. Mensen moesten wennen aan de nieuwe manier van werken. De behandeling van een factuur vergt uiteindelijk minder tijd en minder stappen. Een factuur moet tenminste langs twee mensen gaan en kan niet meer door een enkele medewerker goedgekeurd en uitbetaald worden. Ons proces wordt vanuit financieel oogpunt betrouwbaarder. We zijn erg tevreden over de door Techxx geïmplementeerde oplossing", besluit Geense.
<< Terug naar het referentieverhalen