BOT BOUW is een Noord-Hollands bouwbedrijf dat regelmatig betrokken is bij uitdagende projecten, nieuwe ontwikkelingen en karakteristieke bouw opdrachten. Eén van de voornaamste doelstellingen bij de opzet en uitvoering van de werkzaamheden is klanttevredenheid. Daarbij speelt ICT een ondersteunende factor.

Totaaloplossing
“Dat er iets moest veranderen aan de oude situatie was voor ons al langere tijd duidelijk”, zegt Erwin Hamelink, systeembeheerder bij BOT BOUW. “We hebben verschillende leveranciers uitgenodigd om hun ideeën aan ons voor te leggen, waarvan we die van Techxx het aantrekkelijkste vonden. Techxx kwam namelijk met een totaaloplossing voor onze organisatie. De programma’s konden gecombineerd worden met onze, al bestaande, programmatuur van Microsoft”. De implementatie van de software is afgerond met een positief resultaat. Vervolgens zijn er presentaties gegeven aan de stuurgroep en na goedkeuring, hebben de specialisten van Techxx cursussen gegeven aan alle gebruikers. “De werknemers beginnen al te wennen aan de programma’s, er zijn zelfs al diverse verbeteringen aangebracht in ons relatiebestand”, zegt Erwin Hamelink.

Een snel en efficiënt werkproces
Er moeten in het systeem elke dag veel relaties opgezocht en gewijzigd worden. “Een programma als Contactbeheer ontbrak in ons bedrijf, al onze relatiegegevens werden opgeslagen in verschillende programma’s zoals Excel, Word en Outlook”, zegt Erwin Hamelink. “Het terugvinden van de relaties kostte veel tijd en daarnaast gebeurde het regelmatig dat uitgaande post werd verstuurd naar een verkeerd adres. Nu we werken met Contactbeheer zijn alle relaties terug te vinden in één centraal adressenbestand. Hierdoor kan elke werknemer de gewenste informatie snel terugvinden en worden er geen onnodige fouten gemaakt. De komst van Contactbeheer heeft gezorgd voor een snel en efficiënt werkproces. Er zijn zelf al plannen om Contactbeheer, vanuit de hoofdvestiging, uit te breiden naar onze andere vestigingen”, zegt Erwin Hamelink.

Optimaal resultaat
Het is belangrijk dat elke werknemer snel inzicht kan krijgen in de projecten. Met de oude structuur was dat onmogelijk. “Al onze informatie werd opgeslagen op onze fileserver en bevond zich in verschillende lagen van een mappenstructuur”, zegt Erwin Hamelink. De oude situatie heeft plaats gemaakt voor een overzichtelijke mappenstructuur, voorzien van een goede zoekmachine. Daarnaast is met behulp van SharePoint versiebeheer toegepast. Per project wordt alles overgezet in Documentenbeheer. “We zijn op weg naar een optimaal resultaat”, aldus Erwin Hamelink.

<< Terug naar het referentieoverzicht