Communicatiemogelijkheden
“Euromaster is een decentrale organisatie met vestigingen verspreid over heel Nederland”, zegt Frank Bokkers, IT-Manager bij Euromaster. “In elke regio van Nederland is een regiomanager actief die verantwoordelijk is voor de vestigingen binnen het gebied. Het autoriseren van kostenfacturen behoort tot de werkzaamheden van een regiomanager. Aan de communicatie met het hoofdkantoor tijdens de factuurafhandeling kon nog heel wat worden verbeterd.”

Geen controle
“Voorheen werden alle facturen door de afdeling boekhouding gekopieerd en opgestuurd naar de regiomanager die daarvoor verantwoordelijk was. Kwam de factuur binnen, dan moest erop worden geschreven of hij was goedgekeurd of afgekeurd. Vervolgens stuurde de regiomanager de factuur weer terug naar de boekhouding waar verdere afhandeling kon plaatsvinden. Deze methode had natuurlijk zijn nadelen: ten eerste verdwenen vele facturen tussen wal en schip, ten tweede duurde het vaak lang voordat ernaar werd gekeken en ten derde bestond er veel onduidelijkheid over de afkeuring van de factuur. De implementatie van de Elektronische Autorisatie Module leek ons een goede optie om de factuurafhandeling efficiënter te maken.”

Snel, compleet en controleerbaar
“We wisten precies hoe we alles wilden inrichten. Het belangrijkste voor ons was dat er directe interactie plaats kon vinden tussen het al bestaande financiële pakket van CODA en de Elektronische Autorisatie Module die nog ontwikkeld moest worden. Gelukkig heeft Techxx al onze plannen kunnen realiseren. De factuurafhandeling is sneller, completer en controleerbaar geworden. Alle facturen worden bij binnenkomst gescand, digitaal opgeslagen en ingeboekt. Tijdens het inboeken van een factuur herkent de Elektronische Autorisatie Module aan de hand van de grootboekrekening door wie de factuur geautoriseerd moet worden en diegene ontvangt via de exchange server automatisch een e-mail met de desbetreffende factuur.”

Waarde dubbel en dwars bewezen
“Als de juiste persoon het e-mailbericht heeft ontvangen kan de factuur direct worden goedgekeurd of afgekeurd. Vervolgens kan de factuur binnen enkele minuten worden teruggestuurd naar het hoofdkantoor. Als een factuur wordt afgekeurd, moet er verplicht een reden worden opgegeven die automatisch wordt opgeslagen in een rapport. Op deze manier is het altijd duidelijk waarom facturen worden afgekeurd. Wordt een factuur goedgekeurd, dan verandert de Elektronische Autorisatie Module automatisch de betaalstatus in het financiële pakket van CODA. De kracht van het instrument zit in de eenvoud en de creativiteit van Techxx. De  module heeft gezorgd voor een sterke vermindering van de administratieve lasten en kosten en heeft zijn waarde dubbel en dwars bewezen”, aldus Frank Bokkers.

<< Terug naar het referentieoverzicht